Cómo organizar tus reuniones para aprovecharlas al máximo

En algún punto de creación o expansión toda empresa necesita reunir a sus trabajadores. Para ello, lo más común es organizar una reunión o mitin para informarles sobre los cambios que se van a realizar en la compañía.

Hay personas que nacen con el don de la oratoria, no tienen problemas a la hora de hablar en público, saben cómo expresarse y cómo llegar a sus públicos. Pero en muchas ocasiones no es así. Esto implica que haya que preparar hasta el más mínimo detalle de la reunión.

En este sentido, en más de una ocasión los asistentes han sentido que perdían el tiempo o ni si quiera eran conscientes cuál era el tema a tratar. Para evitar improvisaciones, debemos preparar y organizar lo que vamos a decir y obtener la máxima productividad en nuestras reuniones.

Para ello, es importante:

  1. Evitar leer la presentación.

Al realizar una presentación es normal tener un esquema o documento que nos ayude a la hora de hacer el discurso, pero es importante no transcribir todo lo que has preparado, porque si no lo acabarás leyendo.

  1. Apoyo visual.

A la hora de diseñar la presentación, debemos tener en cuenta su estética. Se deben utilizar fondos simples y neutros con el objetivo de no afectar a la legibilidad del texto. La coherencia a lo largo de toda la presentación es un aspecto fundamental, por lo que también debemos controlar la tipografía, no mezclar fuentes, etc.

  1. Contacto visual.

No solo debemos evitar leer la presentación, sino que también debemos evitar mirar al techo, al suelo o a la pantalla. Esta postura daría la sensación de poca seguridad en ti mismo y en lo que dices. Elige a tres o cuatro personas de público y alterna el contacto visual entre ellas.

  1. Definir la temática de la reunión.

Desde el comienzo, los asistentes deben saber cuál es el tema principal de la reunión. De esta forma no se perderán en el transcurso de la explicación y prestarán más atención. También es fundamental mantener el eje principal de la reunión para no desviar la atención del público.

Estos consejos te ayudarán a convertir presentaciones aburridas y poco productivas en reuniones eficientes y memorables.